En algún momento, en una conversación fortuita en una empresa consultora aparece una idea parecida: «… deberíamos implementar algun tipo de software de colaboración de empresa, algo que permita guardar ese código **** (poner el lenguaje que se preste más) con funciones para que sea reutilizable, manuales, reports… quizá con posibilidades de versionado, pero sobretodo con un sistema de búsqueda integrado».
ECM como solución
El tipo de herramienta de los sistemas de la información que se ajusta más a la descrición anterior són las del tipo ECM (Gestión de los contenidos de una empresa). Aunque es cierto, que podría hacerse incluso con una herramienta PLM (de las que hemos hablado anteriormente), pero eso sería como matar moscas a cañonazos. No le sacarías todo el potencial a la aplicación y en el momento de querer extender la funcionalidad de la aplicación caeríamos en la cuenta que necesitamos un sistema ECM. A modo resumen este tipo de sistemas de información permiten entre otras cosas guardar documentación, con versionado de la misma, con posibilidad de trabajar en colaboración e incluso con workflows.
Si queremos ser precisos, podríamos hablar de la funcionalidad que proporcionan: una tecnología usada para capturar, gestionar, guardar, proporcionar y preservar información que sirva de soporte a los procesos de negocio. Una ambiciosa misión que, como en muchos sistemas de información en su implantación, nos muestra que del trecho al hecho hay un largo camino.
Tradicionalmente, las empresas han basado principalmente su estrategia respecto los contenidos en una intranet. Lo que se ha denominado genéricamente B2E (business to employee). Una solución sin la gran mayoría de propiedades que se requieren para un eficiente control de los contenidos. Los sistemas ECM dan diversos pasos más allá, integrando archivación y gestión de documentación con funcionalidades de workflow, con clasificación automática, gestión de usuarios y perfiles, transacciones web,…
Tales sistemas pueden interpretarse desde tres puntos de vista:
- ECM como un middleware integrador con la finalidad de erradicar islas de conocimiento.
- ECM como una una suite de servicios independientes para agilizar funcionamiento en paralelo y escalabilidad.
- ECM como un repositorio para todo tipo de información (content datawarehouse).
Hasta ahora los aspectos anteriores hacen referencia a las funcionalidades de capturar, gestionar y guardar. Pero es determinante poder ofrecer la información en diferentes formatos de salida (com pdf, txt, csv, html, xml), personalizar esa información a las preferencias del usuario, sindicación de contenidos, compresión de los mismos, añadir seguridad como PKI (Private Key Infrastructure) o signaturas digitales y/o DRM Digital Rights Management, presentar diferentes medios de acceso a la información como Internet, extranet e intranet, portales, email, fax, teléfono, pda, blackberry, CDs y DVDs, TV digital, papel,…
Necesidad de un ECM
En algún momento, cada empresa, cada agencia gubernamentales, cada organización debe enfrentarse al reto de que supone la organización y gestión de la propia información generada. En ese momento, la informacióm interna deberá mantenerse bajo control y estructurada y aparecerán preguntas como: dónde guardar los emails, qué hacer con la correspondencia del negocio que ha sido firmada electrónicamente, cómo reutilizamos el código, dónde guardar manuales de uso, experiencias de ventas, … de forma estructurada, en un único repositorio, de forma segura.
Las herramientas ECM permiten procesar conjuntamente la información de carácter estruturada, débilmente estruturada y no estructurada. Y responde a todas la preguntas anteriores. Para las empresas con tales necesidades, pueden significar una diferencia entre ser competitivos o no serlo.
Actores del mercado
Como en todos sectores del mercado de los sistemas de la información tenemos:
- Empresas propietarias como Open Text, EMC ( Documentum), IBM, FileNet, Stellent y Hummingbird.
- Empresas Opensource como opencms y alfresco.
Si bien debemos estar atentos al mercado porque grandes actores como Oracle empiezan también a interesarse por integrar en sus soluciones herramientas ECM.